In breve
- L'Università Vita-Salute San Raffaele è titolare del trattamento dei Suoi dati nel servizio di recupero degli OFA, a cui accede dalla piattaforma web e dall'app dedicata.
- Il servizio è gestito tecnicamente da SmartCreative S.r.l. (thefaculty), che agisce per conto dell'Università come responsabile del trattamento.
- Durante le prove di verifica a distanza sono registrate le immagini della webcam, l'audio del microfono e l'attività sul computer, per garantire la regolarità della prova (proctoring).
- Non è effettuato alcun riconoscimento facciale automatizzato: la Sua identità è verificata da un operatore.
- Il software si limita a segnalare possibili irregolarità: una prova può essere considerata sospetta o annullata solo dopo la valutazione di un operatore, e Lei può sempre contestarne l'esito.
- Le registrazioni sono conservate per un massimo di 12 mesi e l'Università vi accede solo in caso di Sua contestazione dell'esito o su richiesta di un'autorità.
Premessa
La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 ("Codice Privacy"). Describe come sono trattati i Suoi dati personali quando utilizza il servizio di recupero degli Obblighi Formativi Aggiuntivi (OFA) dell'Università Vita-Salute San Raffaele, tramite la piattaforma web dedicata e l'app mobile (il "Servizio OFA"), comprese le prove di verifica a distanza con sorveglianza ("proctoring"). Integra l'informativa generale dell'Università per gli studenti.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è l'Università Vita-Salute San Raffaele, con sede legale in Milano, via Olgettina 58, CAP 20132, codice fiscale 97187560152, partita IVA 13420850151 ("UniSR" o "Università"), contattabile all'indirizzo titolare.privacy@unisr.it.
Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) dell'Università è GSD Sistemi e Servizi S.c.a r.l., contattabile all'indirizzo privacy@unisr.it.
Responsabile del trattamento
SmartCreative S.r.l., con sede legale in Milano, Via Gerolamo Vida 11, CAP 20127, codice fiscale e partita IVA 10374970969 ("SmartCreative"), sviluppa e gestisce la piattaforma web e l'app del Servizio OFA per conto dell'Università. Agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base di un accordo che ne disciplina compiti e obblighi, e si avvale dei sub-responsabili indicati al punto 4.
1. Dati personali trattati
Nell'ambito del Servizio OFA sono trattati:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, numero di matricola, codice fiscale, indirizzo e-mail istituzionale e, ove fornito, personale;
- dati di carriera: corso di laurea, OFA assegnati, avanzamento e completamento dei percorsi di recupero, risultati di quiz e prove, certificati di superamento;
- dati tecnici: credenziali di accesso, identificativo utente, indirizzo IP, tipo di dispositivo e di browser, log di accesso e di utilizzo;
- dati raccolti durante le prove con proctoring: immagine del documento d'identità; registrazioni video e audio acquisite tramite webcam e microfono; dati sul comportamento durante la prova, come la direzione dello sguardo e la posizione del volto, la presenza di altre persone, i suoni ambientali, i cambi di finestra, la digitazione e i movimenti del cursore; dati sulla sessione, come orari, durata ed eventuali segnalazioni generate dal sistema;
- dati relativi a condizioni particolari: solo se comunicati dall'Università, le indicazioni necessarie a personalizzare la prova per studenti con disabilità o disturbi specifici dell'apprendimento (DSA).
Il sistema di proctoring non effettua riconoscimento facciale automatizzato né altri trattamenti biometrici volti a identificarLa: la Sua identità è verificata da un operatore, che confronta il documento con le immagini della prova. Le registrazioni potrebbero rivelare incidentalmente ulteriori informazioni sulla Sua persona o sull'ambiente in cui si trova, che non sono in alcun modo utilizzate.
I dati sono raccolti presso di Lei e, per la parte relativa all'identificazione e alla carriera, dal sistema gestionale di carriera dell'Università (ESSE3) e dal fornitore dei test.
2. Finalità e basi giuridiche del trattamento
a) Erogazione dei percorsi di recupero e delle prove. Consentirle l'accesso al Servizio OFA, lo svolgimento dei percorsi di recupero e delle prove di verifica, la generazione dei certificati e la registrazione degli esiti nella Sua carriera. Base giuridica: esecuzione del rapporto tra Lei e l'Università relativo al Suo percorso di studi (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR) e adempimento degli obblighi di legge in materia di obblighi formativi aggiuntivi (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).
b) Regolarità delle prove a distanza (proctoring). Verificare la Sua identità e assicurare che la prova si svolga in modo corretto, individuando eventuali comportamenti irregolari, secondo le modalità descritte al punto 3. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR. Per le eventuali categorie particolari di dati, motivi di interesse pubblico rilevante connessi al regolare svolgimento delle attività valutative e certificative in ambito universitario (art. 9, par. 2, lett. g), GDPR e art. 2-sexies Codice Privacy).
c) Personalizzazione delle prove per studenti con disabilità o DSA. Abilitare, sulla base delle indicazioni dell'Università, le misure previste per lo svolgimento della prova (ad esempio tempi aggiuntivi). Base giuridica: motivi di interesse pubblico rilevante (art. 9, par. 2, lett. g), GDPR e art. 2-sexies Codice Privacy).
d) Reportistica per l'Università. Elaborare report sull'andamento dei percorsi e delle prove, prevalentemente in forma aggregata, a supporto delle attività didattiche dell'Università. Base giuridica: legittimo interesse dell'Università al monitoraggio e al miglioramento dei propri servizi didattici (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR).
e) Sicurezza e funzionamento tecnico. Garantire la sicurezza, la continuità e la manutenzione della piattaforma e dell'app. Base giuridica: legittimo interesse dell'Università (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR).
f) Obblighi di legge e difesa dei diritti. Adempiere a obblighi di legge e richieste delle autorità, e far valere o difendere i diritti dell'Università, anche in caso di contestazione dell'esito di una prova. Base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse dell'Università (art. 6, par. 1, lett. c) e f), GDPR).
Il conferimento dei dati è necessario per utilizzare il Servizio OFA: senza di essi non è possibile svolgere i percorsi né sostenere le prove di verifica.
Non sono adottate decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che La riguardino in modo significativo (art. 22 GDPR). Il software di proctoring non attribuisce esiti né punteggi: segnala all'operatore i momenti della prova da esaminare. Una prova può essere considerata sospetta o annullata solo a seguito della valutazione di un operatore, che può discostarsi dalle segnalazioni del sistema. Se ritiene l'esito non corretto, può contestarlo rivolgendosi all'Università, che potrà disporre un nuovo esame della prova.
3. Come funziona la sorveglianza durante le prove
Le prove di verifica OFA si svolgono da computer, con un sistema di sorveglianza a distanza (proctoring) che opera in tre fasi.
Prima della prova. Le viene chiesto di attivare webcam, microfono e il controllo dell'attività sul computer, e di mostrare un documento d'identità. Prima di iniziare visualizza una sintesi di questa informativa, con il collegamento alla versione completa.
Durante la prova. Il sistema registra video, audio e attività sul computer, e segnala automaticamente eventi che potrebbero indicare un'irregolarità: ad esempio l'allontanamento dallo schermo, la presenza di altre persone, suoni sospetti o il passaggio ad altre finestre. Il sistema non valuta le Sue risposte e non rileva emozioni o stati d'animo.
Dopo la prova. Le segnalazioni del sistema sono esaminate da operatori autorizzati di SmartCreative e dei suoi fornitori, che agiscono per conto dell'Università. Solo un operatore può qualificare una prova come sospetta o annullata, anche discostandosi dalle segnalazioni del sistema. All'Università è comunicato solo l'esito.
L'Università non ha accesso ordinario alle registrazioni. Può ottenerle solo se Lei contesta formalmente l'esito della Sua prova o se lo richiede l'Autorità Giudiziaria o il Garante per la protezione dei dati personali.
Per limitare la raccolta di informazioni non necessarie, Le consigliamo di svolgere la prova in un ambiente in cui non siano presenti altre persone e in cui non siano visibili oggetti o documenti personali.
4. Destinatari dei dati
I dati possono essere trattati, per le sole finalità indicate, da:
- personale autorizzato dell'Università, come le segreterie studenti e i docenti referenti del Servizio OFA, per quanto di competenza;
- SmartCreative S.r.l., responsabile del trattamento, che gestisce la piattaforma e l'app;
- sub-responsabili di SmartCreative: Selexi S.r.l. (Italia), per la fornitura dei quesiti e il supporto nella revisione delle prove; Diversified Business Solutions Pvt. Ltd., per il software di proctoring e la revisione delle prove, su infrastrutture situate in Italia;
- il fornitore del sistema gestionale di carriera dell'Università (ESSE3), per la registrazione degli esiti;
- autorità pubbliche e giudiziarie, nei casi previsti dalla legge.
I dati non sono diffusi né utilizzati per finalità commerciali.
5. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea
I dati sono conservati e trattati su infrastrutture situate nell'Unione Europea, in particolare in Italia, e non sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo.
6. Tempi di conservazione
- Registrazioni video e audio e dati raccolti durante le prove con proctoring: fino a 12 mesi dalla data della prova. In caso di contestazione pendente, fino alla sua definizione.
- Immagine del documento d'identità: fino a 30 giorni dalla validazione della prova.
- Altri dati presenti sulla piattaforma e nell'app: per la durata del contratto tra l'Università e SmartCreative; alla sua cessazione sono cancellati o restituiti all'Università.
- Esiti e certificati registrati nella Sua carriera: sono conservati dall'Università secondo quanto previsto dalla normativa e dall'informativa generale per gli studenti.
Decorsi tali termini, i dati sono cancellati o resi anonimi.
7. App mobile
L'app tratta soltanto i dati tecnici strettamente necessari al suo funzionamento, come l'accesso e la gestione della sessione. Non utilizza notifiche push, né strumenti di analisi dell'utilizzo, di segnalazione degli errori (crash report) o di tracciamento.
8. Diritti dell'interessato
Può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
- accedere ai Suoi dati e ottenerne copia;
- ottenerne la rettificazione, se inesatti, o la cancellazione, nei casi previsti dalla legge;
- ottenere la limitazione del trattamento;
- opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (punto 2, lettere d), e) e f));
- ricevere i dati da Lei forniti in un formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare (portabilità), nei casi previsti;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Per esercitare i Suoi diritti può rivolgersi all'Università agli indirizzi indicati al punto 10. Le richieste eventualmente ricevute da SmartCreative sono inoltrate all'Università senza ritardo.
9. Modifiche all'informativa
L'Università può aggiornare la presente informativa. La versione aggiornata è pubblicata sulla piattaforma e nell'app, con l'indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, Le sarà data comunicazione tramite la piattaforma o via e-mail.
10. Contatti
Per qualsiasi domanda sul trattamento dei Suoi dati o per esercitare i Suoi diritti può scrivere a:
- Università Vita-Salute San Raffaele: titolare.privacy@unisr.it;
- Responsabile della protezione dei dati (DPO) dell'Università: privacy@unisr.it.
Ultimo aggiornamento: 2 novembre 2026